fbpx

Politica de prelucare a datelor cu caracter personal Clientți Misterioși

Relația pe care SL QUALITY KEY GRUP SRL ( “Hollow Men” ) o are cu colaboratorii sai („Clienti Misteriosi”) si angajatii partenerilor comerciali, implică realizarea diferitelor operațiuni de prelucrare cu privire la datele cu caracter personal aparținând acestora.

Cadrul legal general care reglementează protecția datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice este reprezentat începând cu 25 MAI 2018 de Regulamentul General privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date nr. 679 / 2016 ( “G.D.P.R.”) aplicabil în Uniunea Europeană si in afara uniunii daca cel putin operatorul sau persoana vizata au sediul/domiciliul pe teritoriul Uniunii.

Hollow Men acționează în calitate de Operator al datelor cu caracter personal, aceasta însemnând că stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.

In ceea ce priveste protectia datelor cu caracter personal, Clientul Misterios constiuie „Persoana vizata” fata de Operatorul Hollow Men si totodata, are functia de Imputernicit in relatia cu Hollow Men, fata de personalul evaluat.

In continuare vom prezenta atat drepturile clientului misterios ca „persoana vizata”, cat si responsabilitatile lui ca „Imputernicit”.

În secțiunea următoare, Hollow Men comunica toate informațiile necesare pentru înțelegerea activităților de prelucrare a datelor cu caracter personal care sunt realizate cu privire la datele clientilor misteriosi și ale altor persoane vizate cu care Hollow Men are raporturi contractuale.

Prezentul acord se adreseaza colaboratorilor Hollow Men in temeiul dreptului la informare prevazut de art. 13 din Regulament.

I. Definiții

Va aducem la cunostinta urmatoarele definitii conform art. 4 din Regulament:

„Acorduri de Confidențialitate” înseamnă acordurile încheiate între Persoana împuternicită și orice persoană fizică subordonată acestuia, și/sau Subîmputernicit și care asigură respectarea obligației de confidențialitate a Datelor cu Caracter Personal;

„Date cu Caracter Personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă prelucrate în temeiul contractului prinicipal;

„GDPR” înseamnă Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE;

„Operator” înseamnnă persoana juridică, care, singură sau împreună cu alte persoane juridice, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a Datelor cu Caracter Personal;

„Parte terță” înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau alt organism, altul decât Persoana Vizată, Operatorul, Persoana Împuternicită și care, sub directa autoritate a Operatorului sau a Persoanei Împuternicite sunt autorizate să prelucreze Date cu Caracter Personal;

„Persoana Vizată” înseamnă persoana fizică ale cărei Date cu Caracter Personal sunt prelucrate de Persoana Împuternicită sau de Operator;

„Persoană Împuternicită” înseamnă orice persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau alt organism care prelucrează Datele cu Caracter Personal în numele Operatorului;

„Perioada de Stocare” înseamnă perioada necesară prelucrării datelor cu caracter personal pentru îndeplinirea scopului prelucrării, respectiv îndeplinirea obiectului Contractului;

„Scopul Prelucrării” înseamnă obiectivul avut în vedere de Operator pentru aducerea la îndeplinire a Obiectului Contractului;

II. Categorii de date cu caracter personal prelucrate de către Hollow Men de la clientii misteriosi

Hollow Men prelucreaza următoarele categorii de date cu caracter personal referitoare la colaboratorii sai:

Date de identificare: nume, prenume, naționalitate, data nașterii, țara de origine, codul numeric personal;

Date de contact: adresă de e-mail, număr de telefon, adresă de domiciliu;

Informații profesionale: experiență relevantă din trecut, recomandări, feedback oferit de foști angajatori;

Informații financiare: beneficial, cont bancar;

III. Sursele din care provin datele cu caracter personal

Datele cu caracter personal prelucrate de către Hollow men sunt primite direct de la colaboratori prin intermediul formularului de candidatură, din CV-uri, din contractul semnat si contul creat in sistemul Checker Soft, oferite în etapa de recrutare si angajare. Datele cu caracter personal mai pot fi de asemenea, obținute de către Hollow Men pe perioada colaborării a unui client misterios cu Hollow Men, o data cu modificarea informatiilor initiale.

IV. Scopurile pentru care Hollow Men prelucrează datele cu caracter personal

Hollow Men prelucrează date cu caracter personal referitoare la clientii misteriosi cu/in următoarele scopuri:

Realizarea tuturor activităților aferente recrutării;

Încheierea contractelor de colaborare, precum și executarea respectivelor contracte;

Intocmirea angajamentelor de plata, penalizarilor, retinerilor si a executarii silite;

Declaratiilor ANAF, organelor de cercetare penala;

Scopuri de marketing;

Managementul resurselor umane, ceea ce cuprinde, fără a se limita la următoarele activități principale: evaluarea personalului, training, proceduri disciplinare, plata salariilor, prelucrarea registrelor și dosarelor de personal, asigurarea respectării tuturor obligațiilor legale cu privire la domeniul colaborarii;

Soluționarea neînțelegerilor și litigiilor;

V. Temeiurile prelucrarii datelor cu caracter personal

Prelucrarea datelor cu caracter personal ale clientilor misteriosi se realizeaza conform art. 6 din Regulament astfel:

-potrivit conventiei civile in derulare:

-potrivit legislatiei muncii, inclusiv cea privind comunicarea datelor si platilor la ANAF.;

-potrivit normelor legale de arhivare;

-potrivit interesului legitim al Hollow Men;

-potrivit consimtamantului, numai in situatiile in care prelucrarea datelor excede cadrului contractual sau nu se intemeiaza pe o prevedere legala;

Vă rugăm să luați în considerare, ca o notă generală, că sunt categorii de date cu caracter personal obligatorii, iar acestea includ datele privind starea de sănătate, date rezultate din cazierul judiciar, informații de identificare, informații de contact. Neoferirea către Hollow Men a acestor categorii de date cu caracter personal obligatorii va duce la imposibilitatea încheierii unui contract cu Hollow Men.

Prelucrarea respectivă este necesară pentru a îndeplini o obligație legală ce revine organizației, precum sunt cele din domeniul muncii sau securității ocupaționale;

Prelucrarea este necesară pentru scopuri de interes legitim urmărit de Hollow Men, constand în:

Evaluarea performanțelor personalului colaborator și îmbunătățirea calității serviciilor oferite de Hollow Men;

Păstrarea registrelor personalului, suplimentar față de registrele obligatorii în baza legii pe o perioada de 3 ani de la incheierea colaborarii; in aceasta perioada, fostul colaborator nu va mai fi contactat, singurul scop al pastrarii datelor este solutionarea neintelegerilor si litigiilor posibile.

Executarea pretențiilor legale, adresate reclamațiilor și a controalelor realizate de terți;

Recrutarea clientilor misterosi eligibili pentru proiectele in desfasurare

Realizarea remuneratiei aferente serviciului prestat

Declaratiilor catre ANAF corespunzatoare impozitarii la sursa cu 10% a veniturilor clientilor misteriosi.

VI. Divulgarea datelor cu caracter personal

În perioada etapei de recrutare și de analiză a candidaților pentru o colaborare, Hollow Men nu dezvăluie nici o dată cu caracter personal a unui candidat către terțe persoane din afara Hollow Men. În aceasta perioada, datele cu caracter personal sunt divulgate numai către angajatii Hollow Men implicați în mod direct în procesul de recrutare și care au nevoie să analizeze și să verifice capacitatea sau competențele profesionale ale candidatului în raport cu nevoile și cerințele Hollow Men.

Dupa incheierea contractului, Hollow Men ar putea dezvălui date cu caracter personal către următoarele categorii de destinatari:

Consultanți juridici, de taxe și contabili.

VII. Transferuri către state terțe

Hollow Men nu transferă datele personale ale clientilor misteriosi către țări terțe.

VIII. Stocarea datelor cu caracter personal

Toate datele cu caracter personal ale clientilor misteriosi sunt stocate pe toată durata conventiei civile.

După terminarea contractului, dosarul de recrutare este arhivat pentru o perioadă de 3 ani, în acord cu obligațiile legale pe care Hollow Men trebuie să le respecte.

Este important de menționat că după ce un colaborator își încheie activitatea cu Hollow Men, dosarul lui care conține date cu caracter personal despre el / ea este declarat ca inactiv și numai anumiți membri dintre angajații Hollow Men vor fi autorizati sa aiba acces la dosar pe baza unui motiv bine justificat.

Unele documente pot si pastrate, pe perioada desfasurarii contractului si in format electronic. Ne asiguram ca toate laptopurile sunt securizate prin parolare, folderele sunt de asemenea parolate, iar informatiile sunt sterse o data cu incetarea contractului.

Datele cu caracter personal trimise de către candidații care nu au fost selectați să lucreze în cadrul Hollow Men, nu sunt pastrate.

Nu vom pastra datele dumneavoastra cu caracter personal mai mult decat este necesar si le vom prelucra numai in scopurile pentru care au fost obtinute.

IX. Drepturile persoanelor vizate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către Hollow Men

Regulamentul prevede o serie de drepturi pe care fiecare persoana fizica vizata (angajatul) le are în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal.

Hollow Men asigură exercitarea acestor drepturi și oferă mai jos o informare completă cu privire la aceste drepturi:

Dreptul de acces - incluzând dreptul de a obține confirmarea faptului că datele cu caracter personal sunt prelucrate sau nu de Hollow Men, iar mai departe, dacă este cazul, poate solicita accesul la prelucrarile propriilor date, precum și anumite informații cu privire la acestea cum ar fi: scopurile prelucrării, categoriile de destinatatri cărora datele cu caracter personal le sunt dezvăluite și perioada de stocare avută în vedere.

Dreptul la rectificare –aplicabil în situațiile în care Hollow Men deține date cu caracter personal inexacte sau incomplete cu privire la persoanele vizate (angajati).

Dreptul la ștergerea datelor cu caracter personal, în cazul în care datele nu mai sunt necesare operatorului sau când datele au fost prelucrate ilegal. Datele cu caracter personal nu pot fi șterse în situațiile în care operatorul justifica alte temeiuri legale pentru prelucrarea datelor, de exemplu în baza unei obligații legale care impune astfel de prelucrări de către Hollow Men.

Dreptul la restricționarea prelucrării aplicabil atunci când acuratețea datelor cu caracter personal este contestată, pentru perioada necesară în vederea soluționării contestației. Acest drept este de asemenea, aplicabil când prelucrarea datelor este ilegală și ștergerea datelor nu a fost cerută, sau când prelucrarea este obiectul unui drept de opoziție la prelucrarea datelor cu caracter personal pe perioada necesară Hollow Men în vederea analizării obiecției atunci când prelucrarea se bazează pe interesul legitim al operatorului.

Dreptul la portabilitatea datelor reprezențând dreptul de a primi datele cu caracter personal într-un format structurat, comun utilizat și poate fi citit automat și transmiterea mai departe a acestor date către alt operator. Acest drept la portabilitate va fi aplicabil numai cu privire la datele personale pe care persoanele vizate ni le-au oferit personal și atunci când prelucrarea este realizată pe cale automată în vederea executării contractului cu Hollow Men de către persoanele vizate.

Dreptul la opoziție constând în posibilitatea de a te opune prelucrării, în baza unor temeiuri cu privire la situația particulară a persoanei vizate. Dreptul la opoziție se va aplica atunci când prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unor sarcini care servesc interesul public sau atunci când prelucrarea se bazează pe interesul legitim al operatorului.

X. Responsabilul pentru protecția datelor cu caracter personal – DPO

Toate cererile pentru exercitarea acestor drepturilor menționate mai sus vor fi adresate către Responsabilul pentru Protecția Datelor – Gratiela Neagu, la următoarea adresă de e-mail: gratiela.neagu@hollowmen.ro.

În cazul în care sunt necesare informații suplimentare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personalde către Hollow Men, vă rugăm să contactați Responsabilul pentru Protecția Datelor la aceeși adresă de e-mail.

În final vă rugăm să luați în considerare faptul că această notă de informare dedicată operațiunilor de prelucrare care sunt realizate în legătură cu datele cu caracter personal ale angajaților, va fi completată de numeroase politici dedicate unor operațiuni specifice de prelucrare realizate de Hollow Men si va fi actualizata permanent in Regulamentul Intern si avizierul salariatilor.

Document aprobat și elaborate în conformitate cu Regulamentul European nr. 679/2016.

XI. Responsabilitatile Persoanei Imputernicite(„Clientul Misterios”)

In timpul evalaluarilor efectuate de catre clientul misterios(„Imputernicitul”) acesta va colecta date cu caracter personal al persoanei evaluate(„Persoana vizata”). In scopul verificarii autenticitailor informatilor oferite, evaluarile pot fi inregistrate audio.

1. Tipuri de date personale prelucrate

Nume, prenume, descriere, amprenta vocala.

Nota suplimentara: Sunt proiecte care presupun efectuarea de poze ale fatadelor sau anumitor zone din locatiile vizitate. Imputernicitul trebuie sa editeze pozele obtinute, daca au fost capturate si imagini cu persoane. Catre Operator vor fi transmise numai imagini in care persoanele nu pot si identificate.

2. Categorii de persoane vizate

Angajati ai clientului Operatorului.

3. Instructiuni de prelucrare

Prelucrarea trebuie să fie efectuată în concordanță cu prevederile Contractului, a oricărui alt document încheiat de către părți în legatură cu executarea Contractului și a oricăror instrucțiuni furnizate de Operator.

Imputernicitul se obliga sa pastreze toate informatiile digitale securizat, prin parolarea sistemelor de prelucrare a lor.

4. Perioada de Stocare

Toate datele pastrate electronic vor fi sterse de catre Furnizor dupa 30 de zile de la efectuarea vizitelor.

Toate informatiile pastrate in format fizic vor fi trimise prin posta catre Operator, in maximum 30 de zile.

Imputernicitul are obligatia de a impiedica divulgarea tuturor informatiilor cu caracter personal in spatiul public. El divulga aceste informatii numai catre reprezentatii Operatorului.

La finalul perioadei necesare derulării Contractului, Persoana Împuternicită se obligă să șteargă din arhiva fizică și digitală și să transmită către Operator toate Datele cu Caracter Personal prelucrate în baza contractului cu Operatorul, în conformitate cu prevederile articolului 1.11 din prezentul acord.

5. Răspunderea legala a Persoanei Împuternicite

Persoana Împuternicită răspunde pentru:

i. depășirea limitelor instrucțiunilor scrise furnizate de Operator. În această situație, Persoana Împuternicită răspunde conform GDPR și legislației naționale aplicabile în materie și va avea toate obligațiile prevăzute de aceastea în sarcina Operatorului;

ii. utilizarea unui Subîmputernicit fără a obține în prealabil autorizarea scrisă din partea Operatorului;

iii. neîndeplinirea obligației de a coopera cu autoritățile de supraveghere;

iv. neîndeplinirea obligației de a asigura securitatea prelucrării Datelor cu Caracter Personal;

v. păstrarea evidențelor activității de prelucrare a Datelor cu Caracter Personal;

vi. neîndeplinirea obligației de a notifica Operatorului orice încălcare a securității Datelor cu Caracter Personal;

Operatorul nu va fi ținut răspunzător pentru amenzile administrative sau orice alte sancțiuni impuse Persoanei Împuternicite pentru nerespectarea obligațiilor prevăzute de prezentul Contract sau pentru nerespectarea oricăror obligații impuse de lege.

6. Raportare

Fiecare client misterios care interacționează cu sistemul Hollow Men are datoria să raporteze incidente relevante de securitate. În ciuda măsurilor de siguranță comprehensive și a comportamentului responsabil al utilizatorului, nu este posibilă prevenirea tuturor incidentelor cu privire la securitatea informațională. Responsabilul cu securitatea informațiilor trebuie informat imediat telefonic sau prin email cu privire la orice suspiciune de manipulare neautorizată sau necorespunzătoare a datelor, furtul datelor, virusarea unui sistem IT sau alte neregularități.

7. Neconformare

Încălcarea prevederilor din cadrul acestui regulament vor fi sancționate prin măsuri disciplinare în conformitate cu reglementările interne ale sistemului Hollow Men.

Toate acțiunile care contravin legilor vor fi raportate organelor competente.

Aprobat,

Administratorul, SC QUALITY KEY GRUP SRL

Vizat de catre:

DPO